¿Puedes comenzar contándonos sobre los antecedentes de este trabajo?
En el mostrador del museo de la Deutsche Digitale Bibliothek / German Digital Library, nos dimos cuenta de que a los museos a los que apoyamos para publicar sus datos en nuestra plataforma les resultaba muy difícil comprender nuestros requisitos técnicos de metadatos. Parecía que estábamos expresando estos requisitos en un idioma que los museos no entendían. Queríamos abordar esto al tiempo que alentamos a los profesionales de los museos a considerar los Principios FAIR y CARE al preparar la información de su objeto para su publicación en línea.
A través de conversaciones informales con representantes de las asociaciones de museos de los estados federales en Alemania, aprendimos que querían coordinar mejor su trabajo para asesorar a los museos sobre la mejor manera de documentar y publicar sus colecciones en línea. Decidimos unir fuerzas y desarrollar una recomendación accesible que ayudaría a los museos a cumplir con los estándares de documentación relevantes y hacer que sus metadatos de objetos sean aptos para su publicación en línea.
No queríamos reinventar la rueda. En su lugar, nos propusimos resumir y «traducir» los requisitos mínimos de las normas de metadatos pertinentes en un folleto en línea compacto y fácil de leer. Desde nuestra reunión inicial en 2022, nuestro grupo de trabajo ha incorporado más organizaciones e iniciativas implicadas en la publicación del patrimonio cultural digitalizado.
¿Por qué pensaste en usar el Impact Playbook?
Desde el principio, queríamos asegurarnos de que nuestro «producto» fuera tan ampliamente recibido y utilizado como fuera posible. Necesitábamos asegurarnos de entender para quién estábamos desarrollando la recomendación y cuáles eran las necesidades de sus futuros usuarios. El libro de jugadas de impacto está dirigido precisamente a proyectos relacionados con el patrimonio cultural digital que sitúan a las partes interesadas en el centro, por lo que parecía una fuente de inspiración adecuada para planificar el trabajo de nuestro recién creado «Grupo de trabajo sobre la recomendación del registro mínimo». La primera fase del libro de jugadas, que se centra en el diseño de impacto, parecía especialmente útil, y adoptamos muy rápidamente algunos de sus métodos para nuestro propio diseño de impacto.
¿Cómo lo usaste?
En una de nuestras primeras reuniones virtuales periódicas hicimos un ejercicio basado en el Change Pathway. Durante 15 minutos en un documento colaborativo, se pidió a los miembros de nuestro grupo de trabajo que completaran cada uno de los encabezados: Partes interesadas, recursos, actividades, resultados, resultados a corto plazo, resultados a largo plazo e impacto. ¡En una de las reuniones posteriores afinamos los resultados y allí teníamos nuestro plan!
El proceso contó con la plena aceptación del grupo de trabajo. Sin embargo, queríamos asegurarnos de que no perdiéramos la pista del camino del cambio como una «brújula», por lo que decidimos crear dos subgrupos. Uno se centró en el «análisis» de las normas existentes y el desarrollo de nuestra propia recomendación basada en estas normas, mientras que el otro se dedicó al «impacto» y a garantizar que definimos quiénes eran nuestras partes interesadas y sus necesidades y las cumplimos. El acto de «tocar la base», que se remonta a la ruta del cambio, nos ayudó a centrar nuestros esfuerzos.
¿Cómo identificó las necesidades de sus partes interesadas? ¿Cómo te ayudó el Impact Playbook a hacer esto?
En el Change Pathway, identificamos varias categorías de partes interesadas: usuarios de la recomendación (profesionales de museos, consultores de museos); los divulgadores (proveedores de formación profesional, el mundo académico, las asociaciones museísticas y los consejos de administración); proveedores de software encargados de implementar la recomendación; y, por último, los beneficiarios de datos de patrimonio cultural de alta calidad: proveedores de portales, la comunidad de investigación y el público en general.
A continuación, utilizamos el mapa de empatía del libro de jugadas de impacto para tratar de prever cuáles podrían ser las necesidades de las partes interesadas, pero realmente queríamos escuchar a los futuros usuarios de la recomendación, por lo que los involucramos en varias etapas del desarrollo de la recomendación.
Tan pronto como tuvimos nuestro primer borrador de nuestra «lista de campos de datos», pedimos a los representantes de las cuatro categorías de partes interesadas que nos dijeran lo que pensaban. Sus amplios comentarios se incorporaron a la versión beta de la recomendación, que publicamos en octubre de 2023. Dado que nos dimos cuenta de que necesitábamos el apoyo de los proveedores de software para que los profesionales de los museos pudieran implementar la recomendación, realizamos entrevistas con varios de los principales proveedores que trabajan en países de habla alemana. La idea de realizar estas entrevistas en realidad surgió como parte del ejercicio Mapa de Empatía y obtuvimos una gran cantidad de comentarios útiles.
Además, varios de los proveedores de software con los que hablamos acordaron ajustar su función de exportación de datos en cumplimiento de la recomendación. Es importante destacar que acordaron que los enumeremos en nuestro folleto en línea, lo que significa que los usuarios potenciales de la recomendación pueden averiguar si sus proveedores de software ya apoyan la recomendación. En mayo de 2024, el grupo de trabajo publicó la primera versión completa de la Recomendación sobre el registro mínimo. Se vería muy diferente si no hubiéramos involucrado a nuestras partes interesadas desde el principio.
¿Qué recomendaría a otros que planean usar el Impact Playbook en el diseño de su proyecto?
Sumérgete de inmediato en el Camino del Cambio. Nos pareció muy intuitivo. Combinado con las definiciones en el glosario, es más o menos autoexplicativo, de modo que puede usarse incluso sin conocimientos o experiencia previos en esta área.
¿Hay algo más que sea importante decirnos?
Creemos que la Recomendación sobre el registro mínimo puede ayudar a las instituciones a preparar sus datos para el espacio común europeo de datos para el patrimonio cultural y a sentar las bases para la formación de aplicaciones de inteligencia artificial de una manera que respete los deseos de los museos. Uno de nuestros próximos pasos será ver cómo podemos poner la recomendación a disposición de los profesionales de museos internacionales. ¡Sin duda consultaremos el Europeana Impact Playbook para esto!
Descubre más
La Recomendación sobre el registro mínimo puede consultarse en alemán en la wiki pública de Deutsche Digitale Bibliothek y en Zenodo.
Puede acceder y utilizar el Europeana Impact Playbook para su propio trabajo, y unirse a la Comunidad de Impacto de Europeana para formar parte de una comunidad de profesionales de impacto, desde principiantes hasta expertos.
Si desea obtener más información sobre el trabajo descrito en este artículo, únase al seminario web Impact design en la experiencia de agregación, que tendrá lugar el 16 de septiembre.