En réponse aux préoccupations croissantes concernant la COVID-19 et pour se conformer aux recommandations des autorités néerlandaises, le bureau de la Fondation Europeana à la Bibliothèque nationale des Pays-Bas à La Haye est actuellement fermé. En tant qu’organisation qui défend le numérique et une approche collaborative et en réseau, nous faisons de ces éléments les éléments constitutifs de notre réponse à notre environnement de travail modifié.
Travailler à domicile
Tous les membres du personnel de la Fondation Europeana travaillent désormais à domicile jusqu’au 1er janvier 2021 au moins.
Alors que la majorité du personnel de la Fondation Europeana travaille généralement depuis notre bureau de La Haye, certains travaillent à distance depuis d'autres pays, et nous travaillons tous en collaboration avec des partenaires à travers l'Europe et au-delà. Ainsi, le travail à distance, les communications en ligne et les réunions virtuelles sont autant de pratiques qui nous sont familières. Dans la mesure du possible, nos opérations se poursuivront normalement, mais le personnel travaillera à distance plutôt qu'à partir d'un bureau central. Veuillez continuer à nous contacter en utilisant nos coordonnées en ligne.
Ces circonstances sans précédent remettront évidemment en question nos méthodes de travail. Nous ne pouvons pas copier tout ce que nous faisons au bureau en ligne et nous devrons être intelligents et créatifs dans la façon dont nous interagissons les uns avec les autres tout en restant socialement responsables. Alors que nous explorons de nouvelles approches du travail à distance, nous pensons qu’il est important de partager les bonnes pratiques avec notre communauté et nos partenaires, ainsi que d’apprendre des autres. Vous pouvez consulter notre approche ci-dessous ou consulter les conseils pour travailler à domicile de Creative Commons - une organisation de travail entièrement à distance.
Coordination: Nous avons mis en place une petite équipe qui coordonne les messages au personnel. Nous nous réunissons trois fois par semaine pour évaluer la situation et rédiger des communications.
Communication: Pour les messages importants à l'ensemble du personnel, nous utilisons le courrier électronique. Nous sommes déjà habitués à la vidéoconférence à l'aide de Google Hangouts, mais nous sommes conscients que les longues réunions vidéo sont épuisantes, nous allons donc développer des protocoles et des pratiques pour mieux les exécuter (par exemple en gérant les feuilles de questions-réponses).
Socialiser: La chose la plus évidente que nous ne ferons pas dans les deux prochaines semaines est de passer dans les bureaux de l’autre ou de discuter à la machine à café. Nous pensons à de nouvelles façons de socialiser à l'ère de la distanciation sociale afin de tirer les leçons de cet article de The Atlantic.
Pas de déplacement lié au travail pour les réunions et événements
Nous avons pris la décision d'annuler notre participation à tous les événements et réunions physiques d'ici septembre, et nous ne voyagerons pas en avion avant la fin du mois de septembre, y compris l'événement de la présidence d'Europeana qui devait avoir lieu en avril à Zagreb, en Croatie. Afin de minimiser les perturbations pour nos partenaires et notre flux de travail, le cas échéant, nous organiserons des réunions virtuelles et espérons reprogrammer d'autres événements à une date ultérieure.
Nous étudions de nouvelles approches qui dépendent moins du fait que tous soient ensemble dans un lieu physique. Certaines des choses que nous aimons faire, comme organiser des ateliers qui utilisent des tableaux blancs et des post-it pour réfléchir de manière créative aux défis, peuvent être difficiles à faire en ligne. Mais nous nous félicitons de l'idée que d'autres possibilités telles que la tenue de webinaires, le développement de sessions d'explication et l'utilisation de vidéos signifient que nous pouvons toujours être créatifs et collaboratifs. Qui sait, certains d'entre eux peuvent même créer de nouvelles façons de travailler ensemble pour l'avenir?
Se regrouper en tant que secteur - en ligne
Alors que nous assistons de plus en plus à l'annulation de festivals et d'événements et que les institutions du patrimoine culturel ferment temporairement leurs portes, nous devons faire ce que nous pouvons pour nous soutenir mutuellement.
À cet égard, le patrimoine culturel numérique peut jouer un rôle important. Le secteur culturel est créatif et dans le monde entier, les organisations trouvent déjà des moyens d'apporter leurs collections et leurs activités aux gens - où qu'ils soient - via les médias sociaux. Par exemple, en utilisant les hashtags #MuseumFromHome, #MuseumMomentofZen et #MuseumOnline. Cet article récent du Statens Museum for Kunst est une excellente source d'inspiration! Et bien sûr, chez Europeana, nous continuerons à partager nos actualités et nos collections sur Twitter, Facebook et Instagram.
Soutenons notre secteur en partageant ce type de hashtags et d’activités avec l’association Europeana Network via le hashtag #europeanacommunities. Ensemble, nous pouvons contribuer à introduire un peu de culture dans la vie des gens en cette période difficile.
Et après?
Nous suivons de près les conseils des autorités et réagirons en conséquence au fur et à mesure de l'évolution de la situation. Toutes les mises à jour seront ajoutées à ce poste et clairement marquées avec la date de tout changement de procédure.
Dans les semaines à venir, nous collecterons, organiserons et partagerons également des connaissances et des bonnes pratiques pour le secteur - et la manière dont Europeana peut le soutenir - sur Europeana Pro.
Et bien sûr, nous devons tous saisir toutes les occasions de prendre soin de nous-mêmes et des membres de nos familles, amis et communautés qui peuvent avoir besoin de plus de protection et de soins que nous-mêmes.
Ce billet a été mis à jour le 13 octobre 2020 afin de tenir compte du fait que tout le personnel de la Fondation Europeana travaille désormais à domicile jusqu’au 1er janvier 2021 au moins.