In risposta alle crescenti preoccupazioni per la COVID-19 e per conformarsi alle raccomandazioni delle autorità olandesi, l'ufficio della Fondazione Europeana presso la Biblioteca nazionale dei Paesi Bassi all'Aia è attualmente chiuso. In quanto organizzazione che promuove il digitale e un approccio collaborativo e in rete, stiamo facendo di questi elementi gli elementi costitutivi della nostra risposta al cambiamento del nostro ambiente di lavoro.
Lavorare da casa
Tutto il personale della Fondazione Europeana lavora da casa almeno fino al 1o gennaio 2021.
Mentre la maggior parte del personale della Fondazione Europeana di solito lavora dal nostro ufficio all'Aia, alcuni lavorano a distanza da altri paesi e lavoriamo tutti in collaborazione con partner in tutta Europa e oltre. Quindi il lavoro a distanza, le comunicazioni online e le riunioni virtuali sono tutte pratiche familiari per noi. Per quanto possibile, le nostre operazioni continueranno normalmente, ma con il personale che lavora da remoto piuttosto che da un ufficio centrale. Si prega di continuare a contattarci utilizzando i nostri recapiti online.
Queste circostanze senza precedenti metteranno ovviamente in discussione le nostre pratiche di lavoro. Non possiamo copiare tutto ciò che facciamo in ufficio online e dovremo essere intelligenti e creativi nel modo in cui ci impegniamo l'uno con l'altro pur rimanendo socialmente responsabili. Mentre esploriamo nuovi approcci al lavoro a distanza, riteniamo importante condividere le migliori pratiche con la nostra comunità e i nostri partner e imparare anche dagli altri. Puoi dare un'occhiata al nostro approccio qui sotto o dare un'occhiata ai suggerimenti per lavorare da casa da Creative Commons - un'organizzazione di lavoro completamente remota.
Coordinamento: Abbiamo creato un piccolo team che coordina i messaggi al personale. Ci incontriamo tre volte alla settimana per valutare la situazione e redigere le comunicazioni.
Comunicazione: Per i messaggi importanti di tutto il personale, usiamo la posta elettronica. Siamo già abituati alle videoconferenze utilizzando Google Hangouts, ma siamo consapevoli che le lunghe riunioni video sono estenuanti, quindi svilupperemo protocolli e pratiche per gestirle meglio (ad esempio gestendo i fogli Q&A).
Socializzazione: La cosa più ovvia che non faremo nelle prossime due settimane è passare dagli uffici l'uno dell'altro o chiacchierare alla macchina del caffè. Stiamo pensando a nuovi modi per socializzare nell'era del distanziamento sociale in modo da poter trarre insegnamenti da questo articolo di The Atlantic.
Nessun viaggio di lavoro per riunioni ed eventi
Abbiamo deciso di annullare la nostra partecipazione a tutti gli eventi fisici e alle riunioni da qui a settembre e non viaggeremo in aereo fino alla fine di settembre, compreso l'evento della presidenza europea che avrebbe dovuto svolgersi ad aprile a Zagabria, in Croazia. Per ridurre al minimo le interruzioni per i nostri partner e per il nostro flusso di lavoro, se del caso condurremo riunioni virtualmente e speriamo di riprogrammare altri eventi in un secondo momento.
Stiamo studiando nuovi approcci meno dipendenti dallo stare tutti insieme in un luogo fisico. Alcune delle cose che ci piace fare, come la gestione di workshop che utilizzano lavagne e post-it per pensare in modo creativo attraverso le sfide, potrebbero essere difficili da fare online. Ma accogliamo con favore l'idea che altre possibilità come l'esecuzione di webinar, lo sviluppo di sessioni di spiegazione e l'utilizzo di video significano che possiamo ancora essere creativi e collaborativi. Chissà, alcuni di questi potrebbero persino creare nuovi modi di lavorare insieme per il futuro?
Venire insieme come settore - online
Poiché vediamo sempre più spesso la cancellazione di festival ed eventi e le istituzioni del patrimonio culturale chiudere temporaneamente le loro porte, dobbiamo fare il possibile per sostenerci a vicenda.
In questo contesto, il patrimonio culturale digitale può svolgere un ruolo importante. Il settore culturale è creativo e in tutto il mondo, le organizzazioni stanno già trovando il modo di portare le loro collezioni e attività alle persone - ovunque si trovino - attraverso i social media. Ad esempio, utilizzando gli hashtag #MuseumFromHome, #MuseumMomentofZen e #MuseumOnline. Questo recente articolo dello Statens Museum for Kunst fornisce una grande ispirazione! E naturalmente, qui a Europeana, continueremo a condividere le nostre notizie e collezioni su Twitter, Facebook e Instagram.
Sosteniamo il nostro settore condividendo questi tipi di hashtag e attività con l'Associazione Europeana Network attraverso l'hashtag #europeanacommunities. Insieme possiamo contribuire a portare un po' di cultura nella vita delle persone in questo momento difficile.
Quale sarà il prossimo?
Stiamo monitorando attentamente i consigli delle autorità e risponderemo di conseguenza man mano che la situazione progredirà. Eventuali aggiornamenti saranno aggiunti a questo post e chiaramente contrassegnati con la data di qualsiasi modifica della procedura.
Nelle prossime settimane raccoglieremo, cureremo e condivideremo le conoscenze e le migliori pratiche per il settore - e come Europeana può supportarlo - su Europeana Pro.
E, naturalmente, dobbiamo tutti cogliere ogni opportunità per prenderci cura di noi stessi e di quei membri delle nostre famiglie, amici e comunità che potrebbero aver bisogno di più protezione e cura di noi stessi.
Questo post è stato aggiornato il 13 ottobre 2020 per tenere conto del fatto che tutto il personale della Fondazione Europeana lavora ora da casa almeno fino al 1o gennaio 2021.