Als reactie op de toenemende bezorgdheid over COVID-19 en om gevolg te geven aan de aanbevelingen van de Nederlandse autoriteiten, is het kantoor van de Europeana Foundation in de Nationale Bibliotheek van Nederland in Den Haag momenteel gesloten. Als organisatie die opkomt voor digitalisering en een op samenwerking gebaseerde, genetwerkte aanpak, maken we van deze elementen de bouwstenen van onze reactie op onze veranderde werkomgeving.
Werken vanuit huis
Alle personeelsleden van de Europeana Foundation werken nu van thuis uit tot ten minste 1 januari 2021.
Terwijl de meerderheid van het personeel van de Europeana Foundation meestal vanuit ons kantoor in Den Haag werkt, werken sommigen op afstand vanuit andere landen en werken we allemaal samen met partners in heel Europa en daarbuiten. Dus werken op afstand, online communicatie en virtuele vergaderingen zijn allemaal vertrouwde praktijken voor ons. Voor zover mogelijk zullen onze activiteiten gewoon doorgaan, maar met personeel dat op afstand werkt in plaats van vanuit een centraal kantoor. Blijf contact met ons opnemen via onze online contactgegevens.
Deze ongekende omstandigheden zullen onze werkwijzen uiteraard in gevaar brengen. We kunnen niet alles wat we op kantoor doen online kopiëren en moeten slim en creatief zijn in hoe we met elkaar omgaan terwijl we sociaal verantwoordelijk blijven. Nu we nieuwe benaderingen van werken op afstand verkennen, vinden we het belangrijk om beste praktijken uit te wisselen met onze gemeenschap en partners en om ook van anderen te leren. Bekijk hieronder onze aanpak of bekijk tips voor thuiswerken van Creative Commons - een organisatie die volledig op afstand werkt.
Coördinatie: We hebben een klein team opgericht dat berichten aan het personeel coördineert. We komen drie keer per week bijeen om de situatie en conceptcommunicatie te evalueren.
Mededeling: Voor belangrijke berichten van alle medewerkers gebruiken we e-mail. We zijn al gewend aan videoconferenties met Google Hangouts, maar zijn ons ervan bewust dat lange videovergaderingen vermoeiend zijn, dus we zullen protocollen en praktijken ontwikkelen om deze beter uit te voeren (bijvoorbeeld door Q & amp; A-bladen te beheren).
Socialiseren: Het meest voor de hand liggende wat we de komende weken niet zullen doen, is langs elkaars kantoren komen of bij de koffiezetapparaat kletsen. We denken na over nieuwe manieren om te socialiseren in het tijdperk van social distancing, zodat we lessen kunnen trekken uit dit artikel uit The Atlantic.
Geen werkgerelateerde reizen voor vergaderingen en evenementen
Wij hebben besloten onze deelname aan alle fysieke evenementen en vergaderingen tussen nu en september te annuleren en zullen pas eind september met het vliegtuig reizen, met inbegrip van het evenement van het voorzitterschap van Europeana dat in april in Zagreb (Kroatië) zou plaatsvinden. Om verstoringen voor onze partners en onze workflow tot een minimum te beperken, zullen we waar nodig vergaderingen virtueel houden en hopen we andere evenementen op een later tijdstip opnieuw te plannen.
We onderzoeken nieuwe benaderingen die minder afhankelijk zijn van het samenzijn op een fysieke plaats. Sommige dingen die we graag doen, zoals het geven van workshops die whiteboards en post-its gebruiken om creatief na te denken over uitdagingen, zijn misschien moeilijk online te doen. Maar we zijn blij met het idee dat we met andere mogelijkheden, zoals het houden van webinars, het ontwikkelen van uitlegsessies en het gebruik van video, nog steeds creatief en samenwerkend kunnen zijn. Wie weet, sommige van deze kunnen zelfs nieuwe manieren creëren om samen te werken voor de toekomst?
Samenkomen als sector - online
Aangezien we steeds vaker zien dat festivals en evenementen en instellingen voor cultureel erfgoed hun deuren tijdelijk sluiten, moeten we doen wat we kunnen om elkaar te ondersteunen.
Digitaal cultureel erfgoed kan hierbij een belangrijke rol spelen. De culturele sector is een creatieve sector en over de hele wereld vinden organisaties al manieren om hun collecties en activiteiten via sociale media naar mensen te brengen, waar ze zich ook bevinden. Gebruik bijvoorbeeld de hashtags #MuseumFromHome, #MuseumMomentofZen en #MuseumOnline. Dit recente artikel van het Statens Museum voor Kunst geeft veel inspiratie! En natuurlijk zullen we hier bij Europeana ons nieuws en onze collecties blijven delen op Twitter, Facebook en Instagram.
Laten we onze sector ondersteunen door dit soort hashtags en activiteiten te delen met de Europeana Network Association via de hashtag #europeanacommunities. Samen kunnen we helpen om in deze moeilijke tijd een beetje cultuur in het leven van mensen te brengen.
Hoe nu verder?
We volgen het advies van de autoriteiten op de voet en zullen dienovereenkomstig reageren naarmate de situatie vordert. Alle updates worden aan dit bericht toegevoegd en duidelijk gemarkeerd met de datum van elke wijziging in de procedure.
De komende weken verzamelen, cureren en delen we ook kennis en best practices voor de sector - en hoe Europeana deze kan ondersteunen - op Europeana Pro.
En natuurlijk - we moeten allemaal elke gelegenheid aangrijpen om voor onszelf en die leden van onze families, vrienden en gemeenschappen te zorgen die misschien meer bescherming en zorg nodig hebben dan onszelf.
Dit bericht is op 13 oktober 2020 bijgewerkt om aan te geven dat alle personeelsleden van de Europeana Foundation nu tot ten minste 1 januari 2021 vanuit huis werken.