Evenementenprofessionals bij elkaar brengen aan het begin van de pandemie
In de tweeënhalf jaar sinds COVID-19 in ons leven is gekomen, probeert de wereld te beheren en zich aan te passen. Er is een overvloed aan onderzoek, artikelen en blogposts geweest over hoe we de pandemie hebben ervaren en de veranderingen die zijn aangebracht in de manier waarop we fundamenteel bestaan, elkaar ontmoeten en zaken doen met elkaar.
Toen de pandemie uitbrak, kregen evenementprofessionals van de ene op de andere dag de opdracht om een bijna onmogelijke taak op zich te nemen; alles annuleren en virtuele alternatieven opzetten. Om aan deze veranderingen tegemoet te komen, werden er steeds meer online tools voor evenementenprogramma's ontwikkeld en moesten er nieuwe benaderingen worden ontwikkeld. U kunt enkele van onze overwegingen over deze veranderingen lezen in een eerdere Pro-nieuwsbericht.
Toen duidelijk werd dat het een tijdje niet meer “normaal” zou worden, begon het team van Europeana Events contact op te nemen met andere evenementprofessionals die werkzaam zijn in de sector cultureel erfgoed om regelmatig informele virtuele koffies te organiseren. Hiermee werd een kleine gemeenschap geboren. Binnen de groep was het gemakkelijk om met elkaar te praten, zorgen te delen en vooral ervaringen te delen! Het onderzoeken en uitproberen van allerlei nieuwe tools en programma's was als groep een makkelijkere taak.
Met behulp van onze learnings - de overgang naar hybride evenementen
Snel vooruit twee jaar, onze gemeenschappen zijn nu gewend om niet te reizen, en interactie met elkaar online, via een breed scala aan online tools. Maar met de mogelijkheid dat evenementen weer persoonlijk plaatsvinden, gaan evenementprofessionals op weg naar een nieuwe uitdaging om professionele, boeiende evenementen ter plaatse te organiseren met een even aantrekkelijk virtueel alternatief dat tegelijkertijd loopt!
Nogmaals, deze verandering is niet gemakkelijk. Afhankelijk van de kwaliteit waarnaar u streeft en om ervoor te zorgen dat uw beide doelgroepen dezelfde ervaring krijgen, nemen hybride evenementen veel meer moeite en een aanzienlijk groter budget in beslag.
Terugkijkend op eerdere on-site-only evenementen, is het grootste verschil waarschijnlijk dat de meeste rollen en verantwoordelijkheden zijn gedupliceerd. Begin dus vroeg met het werven van de hulp van collega's om uw hybride evenement zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je hebt niet alleen mensen nodig die voor je gasten op locatie zorgen, maar ook mensen die voor je online gasten zorgen bij elke sessie. Duidelijke communicatie tussen deze twee groepen is de sleutel tot het creëren van een succesvol evenement.
Dit geldt niet alleen voor de plenaire of parallelle sessies, maar ook voor koffiepauzes en lunch. Denk aan het uitvoeren van een mooie video voor uw online gasten terwijl uw gasten ter plaatse een koffie of lunch drinken en die pauzes langer maken, zodat mensen genoeg tijd krijgen om te netwerken of weg kunnen komen van hun computers. Met betrekking tot de technische ondersteuning op uw locatie, raden wij u aan om samen te werken met een bedrijf dat ervaring heeft met het mooi samenbrengen van beide doelgroepen op één platform.
Meer informatie
We hebben onlangs richtsnoeren voor het organiseren van hybride evenementen toegevoegd aan de Europeana-toolkit voor evenementen, dus als u op zoek bent naar richtsnoeren voor het organiseren van een hybride evenement, kijk dan op de webpagina!
Voortbouwend op onze lessen zijn we verheugd dat de conferentie Europeana 2022 – “Digitale cultuur meetellen” – dit jaar hybride is en beschikbaar is om ter plaatse of online bij te wonen. Schrijf je nu in om deel te nemen.
En ten slotte is de ondersteuningsgroep van onze Eventmanagers de afgelopen twee jaar uitgegroeid tot een geweldige gemeenschap van collega's, een plek om elkaar te ontmoeten, te leren en te delen. Op dit moment vertegenwoordigt de groep een breed scala aan organisaties op het gebied van cultureel erfgoed en verwelkomt ze graag nieuwe leden. Als dit uw aandacht trok en u geïnteresseerd bent om meer te leren, stuur dan een e-mail naar [email protected] We kijken ernaar uit u te ontmoeten!