Som svar på den växande oron för covid-19 och för att följa rekommendationerna från de nederländska myndigheterna är Europeana Foundations kontor vid Nederländernas nationalbibliotek i Haag för närvarande stängt. Som en organisation som förespråkar digital teknik och en samarbetsinriktad, nätverksbaserad strategi gör vi dessa delar till byggstenar i vårt svar på vår förändrade arbetsmiljö.
Arbeta hemifrån
All personal vid Europeana Foundation arbetar nu hemifrån fram till åtminstone den 1 januari 2021.
Majoriteten av Europeana Foundations personal arbetar vanligtvis från vårt kontor i Haag, medan vissa arbetar på distans från andra länder, och vi samarbetar alla med partner i och utanför Europa. Så distansarbete, onlinekommunikation och virtuella möten är alla bekanta metoder för oss. Så långt det är möjligt kommer vår verksamhet att fortsätta som vanligt, men med personal som arbetar på distans snarare än från ett centralt kontor. Fortsätt att kontakta oss med hjälp av våra kontaktuppgifter på nätet .
Dessa exempellösa omständigheter kommer naturligtvis att utmana våra arbetsmetoder. Vi kan inte kopiera allt vi gör på kontoret online och måste vara smarta och kreativa i hur vi engagerar oss med varandra samtidigt som vi förblir socialt ansvariga. När vi utforskar nya sätt att arbeta på distans anser vi att det är viktigt att dela bästa praxis med samhället och våra partner och att lära av andra också. Du kan titta på vårt tillvägagångssätt nedan eller kolla in tips för att arbeta hemifrån från Creative Commons - en helt fjärrarbetande organisation.
Samordning: Vi har etablerat ett litet team som samordnar meddelanden till personalen. Vi träffas tre gånger i veckan för att utvärdera situationen och utarbeta meddelanden.
Meddelande: För viktiga all-personal meddelanden använder vi e-post. Vi är redan vana vid videokonferenser med hjälp av Google Hangouts men är medvetna om att långa videomöten är ansträngande så vi kommer att utveckla protokoll och metoder för att köra dessa bättre (t.ex. genom att hantera Q & A-ark).
Socialisering: Det mest uppenbara vi inte kommer att göra under de närmaste veckorna är att titta förbi varandras kontor eller prata i kaffemaskinen. Vi funderar på nya sätt att umgås i en tid av social distansering så att vi kan dra lärdom av den här artikeln från The Atlantic.
Inga arbetsrelaterade resor för möten och evenemang
Vi har beslutat att ställa in vår närvaro vid alla fysiska evenemang och möten från och med nu och fram till september, och kommer inte att resa med flyg förrän i slutet av september, inklusive Europeana-ordförandeskapets evenemang som skulle äga rum i april i Zagreb, Kroatien. För att minimera störningar för våra partners och för vårt arbetsflöde, där så är lämpligt, kommer vi att genomföra möten virtuellt och hoppas att omboka andra evenemang vid ett senare tillfälle.
Vi undersöker nya metoder som är mindre beroende av att alla är tillsammans på en fysisk plats. Några av de saker som vi gillar att göra, till exempel att köra workshops som använder whiteboards och post-its för att kreativt tänka igenom utmaningar, kan vara svåra att göra online. Men vi välkomnar idén att andra möjligheter som att köra webbseminarier, utveckla förklaringssessioner och använda video innebär att vi fortfarande kan vara kreativa och samarbeta. Vem vet, några av dessa kan till och med skapa nya sätt att arbeta tillsammans för framtiden?
Tillsammans som sektor - online
Eftersom vi i allt högre grad ser att festivaler och evenemang och kulturarvsinstitutioner tillfälligt stänger sina dörrar måste vi göra vad vi kan för att stödja varandra.
Här kan det digitala kulturarvet spela en viktig roll. Kultursektorn är kreativ och runt om i världen hittar organisationer redan sätt att få sina samlingar och aktiviteter till människor - var de än är - via sociala medier. Du kan till exempel använda hashtaggarna #MuseumFromHome, #MuseumMomentofZen och #MuseumOnline. Den här artikeln från Statens Museum for Kunst ger lite inspiration! Och här på Europeana kommer vi naturligtvis att fortsätta dela med oss av våra nyheter och samlingar på Twitter, Facebook och Instagram.
Låt oss stödja vår sektor genom att dela dessa typer av hashtaggar och aktiviteter med Europeana Network Association via hashtaggen #europeanacommunities. Tillsammans kan vi bidra till att få in lite kultur i människors liv i denna utmanande tid.
Vad händer härnäst?
Vi följer myndigheternas råd noga och kommer att reagera i enlighet med detta allteftersom situationen fortskrider. Eventuella uppdateringar kommer att läggas till i detta inlägg och tydligt markeras med datum för eventuella ändringar i förfarandet.
Under de kommande veckorna kommer vi också att samla in, sammanställa och dela kunskap och bästa praxis för sektorn - och hur Europeana kan stödja den - om Europeana Pro.
Och naturligtvis - vi måste alla ta varje tillfälle i akt att ta hand om oss själva och de medlemmar av våra familjer, vänner och samhällen som kan behöva mer skydd och omsorg än oss själva.
Denna tjänst uppdaterades den 13 oktober 2020 för att återspegla att all personal vid Europeana Foundation nu arbetar hemifrån fram till åtminstone den 1 januari 2021.